Mengenal e-Office Badan Kepegawaian Negara

BKN seakan tanpa henti hentinya memperkenalkan sebuah terobosan baru guna mencapai keberhasilan reformasi birokrasi yang bersih dan melayani, terutama yang menyangkut kepegawaian berbasis teknologi. Setelah CAT CPNS, e-PUPNS, e-DUPAK, kini BKN kembali memperkenalkan e-office guna mengoptimalkan kinerja sebagai aplikasi perkantoran berbasis elektronik.

Apa itu e-Office BKN ??
e-office BKN adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi yang secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi, dimana data, informasi dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi sehingga pekerjaan lebih mudah dan cepat.
Aplikasi E-office dapat juga digunakan dalam pengelolaan, penyimpanan,  pengontrolan dokumen berupa surat masuk dan surat ke luar di lingkungan  BKN.

Awal Kehadiran e-Office BKN
Saat segala sistem dikerjakan manual, terasa banyak sekali kelemahan diantaranya adalah surat yang tidak transparan dan sulitnya pencarian arsip surat ketika dibutuhkan. Selain itu, pengerjaan manual khususnya dalam penomoran surat, seringkali disalah gunakan - karena pemikiran pemikiran awal itulah e-office BKN hadir untuk memudahkan pekerjaan.

Manfaat e-Office
Aplikasi terbaru BKN bernama "e-Office BKN" ini memiliki banyak manfaat, terutama dalam efektivitas waktu, coverage dan auditable segala macam surat. Waktu pengerjaan bisa hemat 50% dari standard operation procedure pengerjaan. Untuk lebih detailnya silakan lihat bagan dibawah ini

Secara keseluruhan dengan hadirnya aplikasi perkantoran berbasis teknologi ini, akan sangat memudahkan dalam penyiapan Manajemen arsip yang baik, transparan, auditable dan accountable.
 
Alur Surat Elektronik dalam e-Office
Setiap surat yang masuk dan datang ke BKN, akan diterima oleh bagian persuratan lalu didistribusikan kepada kepala BKN dan atau Eselon 1. Selanjutnya surat tersebut akan didisposisikkan kepada eselon 2. Disposisi tersebut akan kembali diteruskan kepada eselon 3 untuk dijawab.

Jawaban Disposisi yang telah dijawab Eselon 3 akan dikirimkan kembali kepada Eselon 2 untuk ditereskan kembali kepada eselon 1.

Detail workflow adalah seperti dalam bagan berikut:

Keunggulan dan Fitur Tambahan

1. Skype for Business
Fitur ini sengaja disisipkan di aplikasi e-office untuk berbagai tujuan penggunaan yang bisa lebih memudahkan pekerjaan, diantaranya adalah, presence, chat, video, audio dan desktop sharing

2. Fitur Email
Fitur ini sengaja ditambahkan ke dalam aplikasi, guna semakin memudahkan dalam mengirim dan menerima email

3. Fitur Kalender
Fitur ini memiliki berbagai fungsi, selain sebagai pengingat waktu - fitur ini juga akan memudahkan pengguna ketika menyediakan dan membuat agenda, jadwal meeting, event atau job planning.

4. Fitur Orang
Fitur ini adalah untuk menyimpan berbagai kontak dari rekan dan kolega anda

5. Fitur Tugas
Fitur ini bisa anda gunakan sebagai pengingat atau scheduling tugas agar bisa lebih terencana


Video e-Office BKN




Tujuan E-Office
Aplikasi E-office memiliki sejumlah tujuan yakni modernisasi birokrasi BKN yang antisipatif proaktif; Optimalisasi pemaanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk pelaksanaan tugas dan fungsi; Pengembangan budaya nilai dan perilaku kerja yang positif; Penyederhanaan sistem, prosedur, mekanisme dan kontrol kerja yang efektif sert Meningkatkan mutu layanan administrasi,