Cara Penyusunan dan Input e-Formasi

Seperti yang telah dijelaskan dalam artikel sebelumnya bahwa e Formasi adalah aplikasi yang berfungsi untuk menyusun kebutuhan CPNS setiap tahunnya.

Dan berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor B.5548/M.PAN-RB/12/2014 Tanggal 17 Desember 2014 tentang Optimalisasi Kebutuhan ASN Sistem E- Formasi dan Surat Badan Kepegawaian Negara Nomor K.26-30/V256-5/99 Tanggal 11 Desember 2014 tentang Penyusunan Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN TA 2015 maka dalam menyusun Formasi PNS Tahun 2015 seluruh daerah harus menggunakan aplikasi e-Formasi.

Pada tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi, jika tidak maka kebutuhan formasi CPNS 2015 tidak diberikan. Batas akhir input data e-Formasi cpns 2015 adalah tanggal 16 Mei 2015, setelah sebelumnya dijadwalkan akhir April 2015 - namun karena banyak daerah yang belum memasukkan data akhirnya diundur dari jadwal awal yang telah ditetapkan.

Dalam menyusun e-Formasi, dibutuhkan admin lokal yang mempunyai tugas mengisi Analisa Jabatan tiap-tiap Pegawai dengan Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT), untuk jabatan yang memiliki Eselon, pihak BKD telah menyiapkannya.

Cara Input dan Penggunaan Aplikasi e-Formasi

1. Akses Aplikasi Formasi di alamat http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.
2. Pilih bagian "Login Disini"

3. Maka akan muncul menu login seperti gambar disamping
4. Masukkan username dan password admin lokal yang telah diberikan oleh BKD. Admin lokal mempunyai wewenang untuk menambah JFU dan JFT pada Satuan Kerja masing-masing.
5. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi, dalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di atas, yaitu Profil, Struktur Organisasi, Pengajuan, dan Manajemen Pengguna.
   
6. Pilih menu Struktur Organisasi seperti gambar, maka akan muncul Peta Jabatan pada Satuan Kerja. Jika ingin melihat bawahan (membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon pada jabatan yang ingin dilihat bawahannya).
7. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus pegawai-pegawai yang ada di dalamnya. Penambahan pegawai pada JFT dan JFU diharuskan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (riil).
8. Untuk menambah pegawai pada JFU dan JFT adalah sebagai berikut :

• Pilih Pimpinan JFT / JFU yang akan ditambah.
• Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up
• Pilih Tambah Bawahan Baru.

 

• Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan dibuat.
• Pengisian jabatan harus sesuai dengan Daftar Jabatan yang ada pada database Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi.
• Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan jabatan Bendahara.
• Daftar Jabatan dapat diunduh pada website menpan (http://www.menpan.go.id/) atau pada website sementara BKD (www.xstetsa.web.id).
• Setelah data disimpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data tidak tampil, maka pilih lagi menu 'Struktur Organisasi' untuk merefresh data. Selanjutnya pada jabatan baru tersebut, klik kanan, kemudian pilih analisa jabatan.
• Analisa Jabatan wajib diisi, sebab dalam pengisian e-formasi, Kementerian PAN & RB dapat menganalisa apakah kebutuhan pegawai tersebut memang dibutuhkan atau tidak.

Tampilan Gambar Memilih Analisa Jabatan

Tampilan Gambar Cara Pengisian Analisa Jabatan

Setelah memasukkan seluruh Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu pada aplikasi ini, maka tugas Admin Lokal adalah menginput kebutuhan yang ada. Untuk melakukan hal ini, pengguna dapat masuk kedalam menu 'Pengajuan' dan memilih formasi. Maka akan muncul tampilan kebutuhan formasi. Masukkan data formasi sesuai dengan data riil yang ada. Pengentryan data pada form formasi ini, sesuai dengan data yang diminta BKD sebelumnya (Bentuk Excel), namun saat ini memasukkannya melalui aplikasi e-Formasi.

Tampilan Form Kebutuhan Formasi dalam e-Formasi

Pada tampilan e-Formasi ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol panah kecil pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK pada baris data tersebut. Untuk lebih detail silakan unduh dokumen pengisian e-formasi berikut di bawah ini

Dokumen Input e-Formasi (sumber: BKD Kediri)