Prosedur Penetapan NIP CPNS

asncpns.com - Prosedur penetepan NIP CPNS terlihat rumit jika melihat pada kejadian saat ini, dimana proses penetapan NIP berlangsung cukup lama. Sebenarnya proses penetapan NIP sendiri tidak membutuhkan waktu yang lama, umumnya untuk menetapkan satu NIP hanya membutuhkan waktu satu minggu pada hari kerja. Namun yang terjadi di lapangan adalah banyaknya daerah atau instansi yang tidak mengusulkan NIP secara keseluruhan kepada BKN atau karena persyaratan administrasi yang tidak sesuai sehingga memperpanjang masa penetapan NIP CPNS dari seorang pegawai. Prosedur tersebut perlu diketahui bagi setiap pegawai yang telah lulus CPNS namun belum mendapatkan NIP agar tidak bertanya-tanya lagi mengapa proses penetapan NIP berlangsung lama atau belum juga mendapatkan NIP.

Pada tahap awal sebelum ditetapkan NIP, yang berhak untuk melakukan pengajuan NIP pegawai yang lulus tes CPNS adalah instansi daerah terkait. Namun sebelum mengirimkan usulan kepada BKN/Kanreg terlebih dahulu harus dilakukan pengecekan berkas oleh PPK di daerah tersebut secara detail. Nantinya usulan tersebut dilampirkan melalui Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) yang secara langsung bisa mengecek nomor register bagi CPNS dari tenaga honorer dan nomor peserta bagi CPNS jalur umum. Setelah mendapatkan masing-masing nomor register dan nomor peserta yang dinyatakan lulus tes, maka tahap selanjutnya adalah memasukan semua data ke Badan Kepegawain Negara beserta dengan semua pengantar dan nota usul yang telah di cetak. Yang paling terpenting adalah berkas-berkas yang diperlukan untuk menetapkan NIP.

Khusus untuk tenaga honorer disaat akan diusulkan untuk penetapan NIP CPNS maka harus melampirkan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) yang telah ditandatangani oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) sebagai bukti bahwa berkas yang telah dimasukkan adalah benar dan sesuai dengan peraturan tanpa ada manipulasi.

Sebelum masuk pada tahap penetapan, semua persyaratan dan usul data penetapan NIP CPNS akan diterima oleh Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) di BKN. Mereka akan melakukan cross check apakah data usulan yang dikirimkan jumlahnya sesuai dengan berkas yang tersedia atau tidak, pengecekan ini juga akan dilakukan secara langsung kepada instansi daerah yang mengusulkan. Jika semua telah sesuai, berkas dan usulan akan diteruskan pada tim administrasi Badan Kepegawaian Negara (BKN) sedangkan jika Berkas Tidak Lengkap (BTL) maka data usulan tidak akan diproses atau bisa dikembalikan lagi ke instansi tersebut.

Karena diperlukan ketelitian, pengecekan data tidak berlangsung satu kali. Setelah di bagian PPT di cek mengenai jumlah berkas dan data usulan, Tim Administrasi akan melakukan pengecekan ulang khusus untuk menyesuaikan kelengkapan berkas yang dikirim dengan data usulan yang masuk di inbox Tim Administrasi. Tim Administrasi akan memberikan pemberitahuan kepada daerah/instansi mengenai kelengkapan berkas melalui pemberitahuan secara cetak dan berkas akan dilanjutkan ke bagian Tim Teknis.

Setelah melalui beberapa tahap pengecekan di PPT dan Tim Administrasi saatnya memasuki proses penetapan NIP. Tim Teknis dalam hal ini adalah sebagai langkah awal dari penetapan NIP sebelum di cetak. Mereka sebelumnya akan mengecek nomor usulan instansi/daerah dalam mengusulkan penetapan NIP CPNS. Berdasarkan berkas dan usulan yang masuk Tim Teknis akan melakukan verifikasi dengan data yang terdapat dalam data base. Setelah verifikasi dan validasi selesai dilakukan, barulah proses penetapan NIP mulai berlangsung. Kemungkinan data tidak lengkap masih terbuka lebar setelah dilakukan perbandingan dengan data base, maka akan memunculkan dua status apakah itu BTL atau TMS.

BTL disini merupakan sebuah status dari berkas yang dilampirkan oleh pegawai CPNS baik dari jalur umum atau tenaga honorer, disebut BTL jika pegawai yang bersangkutan tidak melengkapi syarat yang diperlukan. Hal ini memungkinkan bahwa NIP tidak akan diproses. Begitupun dengan TMS atau Tidak Memenuhi Syarat dimana pegawai yang diusulkan untuk penetapan NIP tidak memiliki berkas tersebut. Keduanya akan dikembalikan pada instansi daerah melalui pemberitahuan secara cetak.

Jika tidak ada masalah dengan semua data yang dimasukkan proses penetapan NIP akan berlangsung oleh Tim Teknis. Proses pencetakan akan dikembalikan lagi pada Tim Administrasi yang selanjutnya diserahkan kepada instansi atau daerah. NIP yang telah diterima oleh BKD/Instansi diperlukan untuk membuat nomor Surat Keputusan (SK). Namun biasanya pemberian NIP dan SK tidak selalu bersamaan, NIP akan terlebih dahulu diterima oleh CPNS baru kemudian SK. Surat Keputusan (SK) menjadi kewenangan dari instansi, lembaga/kementerian terkait dan menjadi patokan kapan seorang PNS mulai bertugas.

Dari rangkaian tersebut, CPNS yang telah dinyatakan lulus akan mengetahui dan memahami pada tahapan mana penetapan NIP terhambat dan kepada siapa harus bertanya.